Overview
Firma cateringowa potrzebowała zautomatyzować proces retencji klientów i obsługę wygasających diet bez angażowania dodatkowego zespołu supportu.
Największy problem pojawiał się poza godzinami pracy biura, gdy klienci podejmowali decyzję o przedłużeniu diety, ale nie otrzymywali odpowiedzi na pytania lub ofert retencyjnych.
Celem było stworzenie autonomicznego agenta AI, który prowadzi naturalne rozmowy z klientami i samodzielnie obsługuje proces przedłużania diet.
Wyzwanie
Proces retencji był realizowany manualnie przez BOK i nie skalował się wraz ze wzrostem liczby klientów.
Przy kilkudziesięciu wygasających dietach dziennie firma nie była w stanie odpowiadać wystarczająco szybko, szczególnie wieczorami i w weekendy.
Projekt wymagał:
- automatyzacji komunikacji retencyjnej,
- prowadzenia naturalnych rozmów mailowych,
- zachowania historii konwersacji,
- integracji AI z procesami BOK,
- bezpiecznej eskalacji trudniejszych przypadków,
- obsługi kodów rabatowych i reklamacji,
- działania poza godzinami pracy biura.
wygasających diet
obsługiwano każdego dnia
Kluczowym wyzwaniem było zachowanie naturalnej komunikacji bez efektu typowego automatu wysyłającego sztywne wiadomości.
Rozwiązanie
Zaprojektowaliśmy autonomicznego agenta AI działającego w architekturze Agentic Workflow zbudowanej na n8n.
System prowadzi pełny proces retencyjny – od pierwszego kontaktu z klientem po obsługę przedłużenia diety i eskalację bardziej złożonych przypadków.
Rozwiązanie obejmowało:
- workflow AI obsługujący retencję klientów,
- customowy serwer SMTP do wątkowania wiadomości,
- obsługę Message-ID oraz References,
- integrację OpenRouter i modeli LLM,
- Human-in-the-Loop escalation workflow,
- generowanie kodów rabatowych,
- obsługę reklamacji i odpowiedzi klientów,
- powiadomienia dla pracowników BOK.
Agent został zaprojektowany tak, aby utrzymywać ciągłość rozmowy i przejmować większość komunikacji bez udziału człowieka.
Outcome
System przejął znaczną część komunikacji retencyjnej i pozwolił firmie utrzymywać kontakt z klientami również poza godzinami pracy biura.
Automatyzacja ograniczyła obciążenie zespołu BOK i skróciła czas odpowiedzi na zapytania klientów.
Rezultaty były mierzalne:
średni czas
odpowiedzi klientowi
odzyskany dzięki
automatyzacji retencji
Workflow AI stał się centralnym elementem procesu retencyjnego i obsługi wygasających diet.
Jak wygląda system w praktyce
Fragmenty interfejsów, workflow i środowiska operacyjnego powstałego podczas realizacji projektu. Bez marketingowych mockupów i fikcyjnych dashboardów. Po prostu realne systemy pracujące w realnych procesach.
Before vs After
Jak wyglądała zmiana po wdrożeniu
Manualna obsługa retencji klientów
- ograniczone godziny pracy BOK,
- opóźnione odpowiedzi na wiadomości,
- ręczne przedłużanie diet,
- brak spójnych konwersacji mailowych,
- przeciążenie zespołu supportu.
Autonomiczny workflow retencyjny AI
- automatyczna komunikacja z klientami,
- szybkie odpowiedzi poza godzinami pracy,
- pełne wątkowanie wiadomości,
- inteligentna eskalacja do człowieka,
- zautomatyzowany proces przedłużania diet.