Overview
Program afiliacyjny może być bardzo skutecznym kanałem sprzedaży, dopóki jego obsługa nie zaczyna wymagać dziesiątek ręcznych czynności dla każdego partnera. W przypadku naszego klienta z branży cateringu dietetycznego współpraca z trenerami i twórcami rozwijała się, ale wraz ze wzrostem liczby kontaktów rosła również liczba rozmów, follow-upów, kodów rabatowych i rozliczeń wymagających obsługi przez zespół.
Dostrzegliśmy możliwość stworzenia systemu, który nie będzie jedynie kolejnym panelem CRM. Celem było połączenie CRM afiliacyjnego, automatyzacji Instagrama oraz AI prowadzącego rozmowy z partnerami w jednym środowisku.
System miał przejąć powtarzalne elementy procesu, a jednocześnie pozostawić pracownikom pełną kontrolę. AI może samodzielnie kontynuować rozmowę, reagować zgodnie z ustalonymi zasadami marki i wykonywać kolejne działania, ale człowiek w dowolnym momencie może przejąć konwersację.
Projekt stał się kolejnym etapem szerszej automatyzacji procesów sprzedażowych klienta. Zamiast wdrażać jeden duży system od początku, rozwiązanie rozwijaliśmy modułowo, dokładając kolejne funkcje wraz z pojawianiem się rzeczywistych potrzeb operacyjnych.
Wyzwanie
Obsługa programu afiliacyjnego składała się z wielu niewielkich czynności, które pojedynczo nie były skomplikowane, ale przy większej liczbie trenerów zaczynały pochłaniać znaczną część czasu zespołu. Trzeba było odpowiadać na wiadomości, pamiętać o kolejnych kontaktach, przygotowywać dni testowe, generować kody i monitorować dalszą aktywność partnerów.
Największym problemem była ciągłość procesu. Rozmowa rozpoczęta na Instagramie mogła trwać przez wiele dni, a kolejne działania zależały od tego, czy trener odpowiedział, przetestował produkt, rozpoczął sprzedaż albo pozostawał nieaktywny przez określony czas.
Prosta automatyzacja wiadomości nie wystarczała. System musiał rozumieć kontekst rozmowy i aktualny etap współpracy, a jednocześnie respektować reguły biznesowe dotyczące rabatów, sprzedaży, prowizji oraz kontaktu z afiliantem.
Dodatkowym wyzwaniem była konieczność połączenia kilku źródeł informacji w jednym miejscu. CRM musiał synchronizować komunikację na Instagramie z danymi operacyjnymi, historią partnera i kolejnymi działaniami zaplanowanymi przez system.
Projekt wymagał:
- Automatyzacji rozmów na Instagramie
- Zachowania pełnego kontekstu afilianta
- Integracji AI z regułami biznesowymi
- Kontroli człowieka nad konwersacją
- Automatycznego rozliczania afiliacji
90 rozmów • 525 wiadomości • 1 wspólny CRM
Projekt wymagał więc nie pojedynczego bota, ale systemu, który potrafi prowadzić cały proces afiliacyjny od pierwszego kontaktu aż do dalszej aktywizacji partnera.
Rozwiązanie
Zaprojektowaliśmy dedykowany CRM afiliacyjny z AI, który łączy komunikację na Instagramie, dane o partnerach, automatyczne działania sprzedażowe i kontrolę pracowników w jednym procesie.
Rozwiązanie obejmowało:
- AI prowadzące rozmowy z afiliantami: po rozpoczęciu kontaktu system może przejąć dalszą komunikację na Instagramie, analizować odpowiedzi i prowadzić rozmowę zgodnie z wiedzą oraz zasadami określonymi przez markę.
- Automatyczne follow-upy zależne od etapu współpracy: system sam ustala kolejne działania i kontaktuje się z partnerem w odpowiednim momencie, np. po dniu testowym, braku odpowiedzi lub dłuższym okresie bez wygenerowanej sprzedaży.
- Przejęcie rozmowy przez pracownika jednym działaniem: gdy sytuacja wymaga indywidualnej reakcji, pracownik może zatrzymać automatyzację i samodzielnie kontynuować konwersację. Po zakończeniu może ponownie przekazać rozmowę AI.
- Obsługę kodów, sprzedaży i prowizji afiliacyjnych: cRM monitoruje proces współpracy, przypisuje odpowiednie działania do afilianta, śledzi sprzedaż z jego kodów oraz wspiera miesięczne rozliczenie prowizji.
- Centralny panel operacyjny i bezpieczną synchronizację danych: zespół otrzymał jeden panel pokazujący rozmowy wymagające działania, nieaktywnych afiliantów, kolejne zadania i historię kontaktów. Dane są zapisywane wraz z historią zmian i zabezpieczane cyklicznym backupem.
Dzięki temu automatyzacja nie działa obok procesu afiliacyjnego, lecz stała się jego integralną częścią i prowadzi partnera przez kolejne etapy współpracy.
Outcome
Nowy CRM pozwolił przenieść obsługę afiliacji z rozproszonych, ręcznych działań do jednego systemu, w którym AI, automatyzacja i pracownik współpracują na tej samej historii kontaktu. Przy uruchomieniu system został zasilony dotychczasową komunikacją bez automatycznego ingerowania w wcześniejsze rozmowy.
Rezultaty wdrożenia:
90 rozmów zsynchronizowanych przy uruchomieniu
Dotychczasowe konwersacje zostały przeniesione do CRM wraz z kontekstem potrzebnym do dalszej obsługi afiliantów.
525 wiadomości zaimportowanych do jednego systemu
Historia kontaktu przestała być rozproszona i stała się częścią kartoteki dostępnej bezpośrednio z poziomu CRM.
AI może prowadzić rozmowę, realizować follow-upy i wspierać kolejne etapy procesu, pozostawiając pracownikowi możliwość przejęcia kontroli w dowolnym momencie.
W efekcie zespół otrzymał rozwiązanie, które nie tylko zmniejsza liczbę ręcznych działań, ale pozwala skalować program afiliacyjny bez proporcjonalnego zwiększania obsługi.
Before vs After
Jak wyglądała zmiana po wdrożeniu
Przed wdrożeniem:
- Rozmowy obsługiwane ręcznie przez pracowników
- Follow-upy wymagające pamiętania o terminach
- Dane partnerów rozproszone między narzędziami
- Skalowanie wymagało większego zaangażowania zespołu
Po wdrożeniu:
- Rozmowy prowadzone automatycznie przez AI
- Follow-upy uruchamiane według reguł procesu
- Dane partnerów dostępne w jednym systemie
- Skalowanie możliwe bez liniowego wzrostu obsługi
Zobacz analizy i artykuły powiązane
z wdrożeniem
Szczegółowe materiały dotyczące architektury, workflow, integracji i problemów technicznych, które pojawiły się podczas projektowania systemu.
- Automatyzacja procesów